自分の時間を増やす、シンプルな7つの戦略

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Inc.：誰だって、成功するために自分はベストを尽くしている、と思いたいものです。しかし、長時間働くと、だんだん生産性が落ちていく気になってしまうものです。

そんなあなたに朗報です。最近の研究で、本当に生産性を上げるには、「一生懸命」ではなく「賢く」働いた方がいい、ことがわかりました。その研究では、バイオリニストの練習時間を調査し、ダラダラと7時間練習する人よりも、集中して4時間練習する人の方が、うまくなっていることを突き止めました。

では、これを自分に置き換えるとどういうことになるのでしょう？

まず、5分おきにスマホをチェックしたり、10分おきにメールをチェックしたりするのはやめましょう。仕事にしっかりと集中できれば、業務時間はいつもより短くなります。そうすると、早く帰れるようになるため、自分の時間が増えます

今回は、仕事を早く終わらせて、自分の時間を増やすための7つの戦略をお教えしましょう。

1. 早めに出社して、さっさと退社する

早朝は、周囲は静かだけれど、自分のエネルギーは高いので、生産性が高くなる時間帯です。多くの人が、1時間早く出社すると、2時間早く退社できると言っています。

2. 計画的に集中する

昔から、たった20％の仕事が、成果の80％を生んでいると言われています。余計なものはスルーすることを学びましょう。すべてに返信したり、対応したりする必要はありません。メールや電話を必要以上にチェックせず、ニュースに流されないようにします。目の前の仕事以上に大事なことはありません。集中する時間は、お金や貴重な資源のように大事に扱いましょう。

3. 優先順位を確認する

誰だって楽しいことや楽なことをやりたいものです。しかし、効率を考えれば、1番必要なものから始めるべきでしょう。まずは、緊急のものを終わらせます。そのあとで、楽しい仕事を始めればいいのです。

4. マルチタスクをしない

一度に10のことをやろうとしたら、結局何ひとつうまくいきません。マルチタスクは仕事がはかどらず、情報を処理したり、覚えておいたりすることが難しくなります。それよりも、今、目の前にあるたったひとつに集中すれば、いい結果が生まれるでしょう。

5. 集中力を切らさない自己管理

どんなに短い時間でも、一度集中力が途切れると、戻すのに時間がかかります。できるだけ集中力が切れない状況をつくりましょう。誰かから質問を受けたり、話したりする時間のあとは、ひとりで集中できるように場所を変えたり、個室に移動したりします。

6. メールチェックの方法を管理する

ほとんどの人が、メールのチェックや返信に大量の時間を取られていますが、メールにかける時間を大幅に減らし、邪魔されなくするポイントを教えましょう。

チェックと返信の時間を決める。生産性の落ちる時間が理想的。周囲の人にもメール対応をする時間を伝えておく。

「至急」と「あとから」フォルダをつくって振り分ける。

通知はオフにする。

必要のないメールは削除するかアーカイブにする。

1日に何度ものぞかないように、メールソフトはチェックする時だけ起動する。

7. 整理整頓する

整理したり、片付けたりすることで、1日の時間も増え、仕事がかなりはかどるようになります。最初は整理整頓に数時間かかるとしても、すぐに取り戻せるはずです。

生産性の高い人は、常にすべてのことが把握できるような環境をつくっています。今回は、それを実現するための「5つのS」システムをご紹介しましょう。

整理：机まわりを調べ、書類、メール、本、手続きなど、（デジタル／アナログ問わず）ごちゃごちゃとしているもの、必要のないもの、仕事に邪魔なものは捨てます。

整頓：
必要なもの、使うものだけが残ったら、それをすぐに見つけられて、取り出せるように整頓します。

清掃：
仕事をする時に落ち着いていられるように、机まわりや作業スペースを掃除し、乱雑な状態を解消します。

清潔：
毎日掃除をすれば、必要なものがすぐに見つかります。

しつけ：
これが1番難しいかもしれませんが、整理整頓が習慣になるまでやり続けましょう。

上記のことを心がければ、生産性が上がり早く帰れるようになるだけでなく、家族や好きな人たちと過ごせる時間も多くなります。時間は増えるのではなく、増やすものです。

7 Simple Techniques to Cut Your Workday in Half｜Inc.

Lolly Daskal（訳：的野裕子）
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